Проведите родительское собрание в три этапа. На первом этапе подготовьтесь к собранию, затем проведите собрание, а на заключительном этапе подведите итоги.

Этап 1. Готовимся к собранию

Подготовку к родительскому собранию начинайте не позднее чем за две недели до его проведения. Сначала сформулируйте тему собрания, назначьте организаторов собрания и поручите им составить план, подготовить информационный материал и оповестить родителей о дате и времени проведения собрания. Затем оборудуйте место проведения собрания, уведомите охранника и определите, где родители смогут оставить верхнюю одежду.

Как сформулировать тему собрания

Чтобы сформулировать темы собраний, проанализируйте воспитательный и образовательный процесс в детском саду и в школе, изучите интересы родителей. Затем составьте список проблем, которые нужно решить, чтобы выполнить образовательную программу или годовой план работы. Изучите изменения в законодательстве. Исходя из проблем и изменений сформулируйте примерные темы родительских собраний и укажите их в планах собрания.

Как и кого назначить организатором родительского собрания

Поручите организовать и провести собрание тем работникам, которые отвечают за взаимодействие с родителями. Например, это могут быть:

• классные руководители в школе, воспитатели в детском саду;
• заместитель заведующего по воспитательной и методической работе в детском саду, заместитель директора по учебно-воспитательной работе в школе.

Обязанности ответственных закрепите в должностных инструкциях.

Как составить план собрания

Чтобы проконтролировать ход и продолжительность собрания, поручите организаторам за три дня до встречи с родителями составить подробный план собрания. Проверьте, чтобы документ содержал шесть основных разделов – тему и цель собрания, место проведения, целевую аудиторию, число участников, повестку дня. Также уточните, содержит ли план ход выступлений и временные затраты – общую продолжительность и каждого отдельно запланированного выступления.

Какой информационный материал подготовить

Поручите организаторам подготовить информационный материал по каждому вопросу темы собрания. Материал облегчит родителям восприятие нужной информации, а также сэкономит время проведения мероприятия. Например, в качестве материала можно использовать иллюстрации, видеозаписи, документы, презентации и диаграммы.

Кроме того, попросите организаторов подготовить раздаточный материал с советами для родителей. Это могут быть буклеты и памятки. Например, по пожарной и антитеррористической безопасности, энергосбережению.

Как оповестить родителей о собрании

Проконтролируйте, чтобы организаторы пригласили родителей на собрания дважды. Первый раз – за неделю до собрания, чтобы родители смогли заранее спланировать свое участие. Второй раз – за три дня до встречи, чтобы подтвердить тему, время и место собрания, а также участие родителя в собрании.

Предложите организаторам оповещать родителей разными способами. Например, повесить объявление на информационных стендах и официальном сайте образовательной организации, объявить устно, раздать пригласительные билеты или выслать сообщение на электронную почту либо в мобильных мессенджерах – WhatsApp, Viber, Skype.

Способы оповещения закрепите в локальном акте. Например, в положении о проведении родительских собраний.

Как выбрать и оборудовать место проведения собрания

Место проведения собрания выбирайте в зависимости от формы собрания и количества участников. Например, это может быть методический или классный кабинет, актовый или спортивный зал. Мебель в помещении размещайте, так чтобы все участники родительского собрания хорошо видели и слышали друг друга. Например, можно расставить столы и стулья по кругу или периметру помещения.

При необходимости оснастите место собрания техническими средствами: ноутбуком, видеопроектором, микрофонами. Также подготовьте для родителей ручки, карандаши и бумагу.

Как уведомить охранников о собрании

Составьте список с именами и фамилиями родителей, приглашенных экспертов и представьте его дежурному охраннику за день до собрания. В списке укажите дату и время проведения собрания. Напомните охраннику, что пропускать родителей в здание можно только после проверки документов, удостоверяющих личность, и записи в журнале регистрации посетителей.

Где разместить верхнюю одежду родителей

Размещайте верхнюю одежду родителей в зависимости от вида собрания и численности его участников. Например, если проводите классное или групповое собрание, то достаточно выделить и установить в месте проведения собрания несколько напольных вешалок. Ели же планируете провести собрание численностью свыше 50 человек, то следует выделить отдельное помещение или место в гардеробе и назначить ответственного за прием и выдачу одежды.

Этап 2. Проводим собрание

Начните собрание точно в указанное время. Не ждите опоздавших, покажите значимость и серьезность мероприятия. Чтобы эффективно провести собрание, поделите его на три основные части: вводную, основную и заключительную.

Как провести вводную часть собрания

В начале собрания зарегистрируйте присутствующих. Этот список вы позже приложите к протоколу. Если на собрании присутствуют приглашенные специалисты, представьте их родителям.

Затем сообщите тему собрания и озвучьте вопросы, которые на нем будут рассмотрены, дайте слово организатору. Если до собрания проводили анкетирование, то расскажите о его результатах.

В конце вводной части выберите председателя и секретаря собрания. Например, это можно сделать простым большинством голосов участников собрания. В качестве председателя собрания предлагайте выбрать:

• в школе на общешкольном и параллельном собрании – директора школы, на классном собрании – классного руководителя;
• в детском саду на общем собрании – заведующего детским садом, на групповом – воспитателя группы.

В качестве секретаря предложите выбрать представителя родительского комитета либо делопроизводителя образовательной организации.

Как провести основную часть собрания

Основную часть собрания проведите в два–три этапа. Сначала представьте теоретические сведения по теме собрания. Затем обсудите сведения с родителями, приведите примеры из практики, проанализируйте педагогические ситуации. Кроме того, поговорите о перспективах совместной работы, выявите новые проблемы и возможные пути их решения.

Как провести заключительную часть собрания

В заключительной части собрания подведите итоги. Для этого перечислите принятые решения по каждому из обсуждаемых вопросов, сделайте общий вывод и расскажите о теме следующего собрания.

Этап 3. Подводим итоги собрания

Чтобы подвести итоги собрания, составьте протокол. Для учета и анализа хода встречи дополнительно оформите журнал учета протоколов и карту анализа собрания.

Протокол родительского собрания

Ведите протокол во время собрания. Идея «записать все в спокойной обстановке» плохая. К концу обсуждения некоторые важные мысли вы уже не вспомните. Чтобы не отвлекаться, поручите секретарю вести все записи и указывать важные для вас моменты – предложения, рекомендации и замечания родителей, педагогов и приглашенных экспертов, а также вынесенные по теме собрания решения.

Нормативных требований к протоколу нет, поэтому утвердите его форму самостоятельно. Например, в шапке формы укажите графы плана собрания – тему, дату и место проведения собрания, число участников, повестку дня. Затем опишите ход собрания, используя структуру «Вопрос – Обсуждение – Голосование – Решение». В конце предусмотрите место для подписи секретаря и председателя собрания.

Приложите к протоколу список участников собрания. Оформляйте его в алфавитном порядке с указанием Ф. И. О. родителей и должностей приглашенных экспертов, педагогов. Если в ходе собрания до родителей доносили информацию по локальным актам школы, то к протоколу также приложите листы ознакомления с такими документами.

Журнал учета протоколов родительских собраний

Заведите журнал, чтобы вести учет собраний и контролировать выполнение поручений, которые вынесли по результатам встречи. Унифицированной формы документа нет, поэтому составляйте ее самостоятельно. В форме журнала предусмотрите шесть основных граф: дату и вид собрания, состав участников, замечания и предложения, отметку о выполнении, подпись и фамилию ответственного.

Карта анализа проведения родительского собрания

Составьте карту анализа родительского собрания, чтобы оценить подготовку собрания и спланировать мероприятия, которые повысят явку и удовлетворенность родителей. Разрабатывайте карту в свободной форме. Внесите в нее шкалу и критерии оценки, по которым нужна статистика, например степень заинтересованности родителей темой собрания.

Как общаться с родителями, чтобы к вам прислушивались

Зная плюсы и минусы пяти типов родителей, можно найти подход к каждому. Типологию разработала Александра Фокина, доцент кафедры возрастной психологии МГППУ, член Федерации психологов-консультантов России.

Кликайте по стрелкам сбоку или по иконкам снизу, чтобы полистать брошюру. На последней странице нажмите кнопку «Скачать PDF».